Rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

Tämä on Talent Pro Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 18.5.2018. Päivitetty ​07.03.2023

 

1. Rekisterinpitäjä

 

Talent Pro Oy
Y-tunnus: 2212665-9
c/o Talent Hunters Oy
Salomonkatu 17 A
00100 HELSINKI

Toimitusjohtaja Petri Nordlund
040 551 7776
petri.nordlund@talenthunters.fi

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

 

Mae Lehto
040 160 1008
mae.lehto@talenthunters.fi

 

3. Rekisterin nimi

Talent Pro Oy:n asiakas-, yritys-, kandidaatti- ja markkinointirekisteri.

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on näihin liittyvä asiakas- tai työnhakijasuhde, asiakkaan tai hakijakandidaatin suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Talent Pro Oy:n keräämät tiedot ovat lainmukaisia ja vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa yhteydenpito työnhakijakandidaatteihin, kandidaattien esitteleminen asiakasyrityksille, mahdollistaa suorahaku- ja vuokrajohtajaprosessien eteneminen ja asiakassuhteiden ylläpito.

 

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilöryhmät

 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

a) rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi, asema ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

b) rekisterin pitäjän tarjoamien palveluiden prosesseissa mukana olevan hakijakandidaatin tai vuokrajohtajan nimi, asema, yritys/organisaatio, työ- ja koulutushistoria tai muu hakemuksen tai CV:n kautta saatu tieto, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa ja soveltuvuusarvioiden tulokset.

c) rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot.

d) rekisterinpitäjän ylläpitämän palvelun tai sen lisäpalvelun käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, syntymäaika, asema, työnantaja, sukupuoli, äidinkieli, käyttäjätunnus ja salasana, sovelluksen ja siihen sisältyvien eri toimintojen käyttämisen välityksellä saatavat tiedot, kuten sijaintitiedot ja tiedot, jotka käyttäjä on antanut sovelluksessa.

e) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtunut rekisteröidyn asiointitiedot eri sivustoilla, tieto käyttäytymisestä verkkosivustoilla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot, yhteydenotot asiakaspalveluun tai rekisterinpitäjään, sekä yhteydenotot muihin Talent Pro Oy:n työntekijöihin ja palveluihin, sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot.

f) rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, allergiatiedot, passin numero tai henkilötunnus.

Tietoja säilytetään lain sallimissa määräajoissa.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan hakijakandidaateilta tai asiakkailta itseltään, esimerkiksi www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, haastatteluista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa hakijakandidaatti tai asiakas luovuttaa tietojaan.

Lisäksi tietoja saadaan asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokannasta, verkkosivustojen, blogien ja uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedoista, asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmien kautta, mobiilisovelluksen ja Talent Pro Oy:n palvelun avulla, yhteistyökumppaneiden välityksellä sekä henkilötietoja käsitteleviltä palveluntarjoajilta ja viranomaisilta.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa asiakkaille, alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen edellä mainituille tahoille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

 

Hakijakandidaattien tietoja jaetaan asiakasyritysten kanssa osana normaalia suorahakuprosessia tai muuta Talent Pro Oy:n tarjoamaa palvelua, jolloin tietoja vastaanottavana tahona asiakkaan puolelta on tavanomaisesti suorahaku- tai vuokrajohtajatoimeksiannon tilannut henkilö ja/tai prosessista asiakkaan puolella vastaava rekrytoiva henkilö tai muu asiakkaan edustaja. Lisäksi tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

 

Talent Pro Oy voi myös ulkoistaa henkilötietojesi käsittelyn yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU–U.S. Privacy Shield -järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.
 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

​

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, allekirjoitettu kirjallinen pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle osoitteeseen Talent Pro Oy, ℅ Talent Hunters Oy, Salomonkatu 17 A, 00100 Helsinki. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa ja tarvittaessa kirjallisesti. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tietojen tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

​

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Allekirjoitettu kirjallinen pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle osoitteeseen Talent Pro Oy, c/o Talent Hunters Oy, Salomonkatu 17 A, 00100 Helsinki. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

​